วันนี้เราจะมาลงลึกกับ วิธีใช้ Gmail เกี่ยวกับวิธีจัดการจดหมาย เพื่อความเป็นระเบียบเรียบร้อย เพราะจดหมายที่เข้ามาในแต่ละวันเยอะมีหลายฉบับทีเดียว ซึ่งจะทำให้กล่องจดหมายของเรากลายเป็นถังขยะแน่ๆ ดังนั้นเราต้องจัดการจดหมายเหล่านี้ให้อยู่มัดด้วยเมนูฟั่งชั่นต่างๆ ที่ทาง Gmail ให้เรามานั้นเอง
แนะนำ วิธีใช้ Gmail วิธีจัดการจดหมายให้อยู่มัด
การจัดการจดหมายที่อยู่ใน Inbox หน้าแรก ที่มีเมลจำนวนมาก ให้กล้องจดหมายของคุณสะอาดเรียบร้อย ไม่ดูรกตาและเยอะเกินความจำเป็น โดยคุณสามารถ √ “ติ๊ก” เลือกหลายเมล แล้วแก้ไขหรือจัดเก็บทีเดียวพร้อมกันหลายๆ ฉบับก็ได้ หรือทำทีละฉบับจะเข้าไปในจดหมายก่อน เพื่อดูเนื้อหาจดหมายก่อนจัดการข้อความนั้น
ขั้นตอนแรก 1 การเลือกจัดหมายที่เราต้องการ
ก่อนจะจัดการกับจดหมายเหล่านั้น คุณต้องเลือกจดหมายนั้นซะก่อน ซึ่งการเลือกจดหมายสามารถทำได้ 2 แบบ ได้แก่ จัดการหลายอีเมลล์พร้อมกัน และจัดการทีละฉบับ
1) การเลือกอีเมล์หลายฉบับพร้อมกัน
ในหน้าแรก Inbox กล่องจดหมายจะเห็น List จดหมาย (รายการจดหมายเรียงกันอยู่นั้น) เราสามารถจัดการจดหมายได้เลย ด้วยการ เลือก √ “ติ๊ก” กล่องสีเหลี่ยมเล็กๆ ที่อยู่เหนือสุดของจดหมายทั้งหมด
> ติ๊ก (√) เลือกจดหมายทั้งหมด
2) การเลือกอีเมล์ฉบับเดียว
การเลือกจดหมายที่ละฉบับ ด้วยการคลิกเปิดอ่านจดหมายนั้น ทั้งนี้เราก็สามารถจัดการจดหมายจากภายในได้เช่นกัน
> เปิดอ่านเมล เลือกจดหมายจากชื่อจดหมาย
ขั้นตอนแรก 2 ถ้าต้องการลบจดหมาย
ถ้าต้องการลบหลายฉบับพร้อมกัน เลือกจดหมายทั้งหมด ติ๊ก (√) ทั้งหมด > คลิก รูปถังขยะ (จะอยู่แถบบาร์เมนู)
สัญลักษณ์ ถังขยะ
ถ้าต้องลบทิ้งจดหมายทีละฉบับก็เพียงแค่เปิดอ่านจดหมายนั้น แล้วคลิกถังขยะ (ที่อยู่ด้านบน) เพื่อลบจดหมายนั้น เช่น ต้องการลบจดหมาย อีเบย์ Ebay
วิธีใช้ Gmail คำสั่งเมนูต่างๆ สำหรับการจัดการจดหมาย
จากรูปตัวอย่างที่นำมาให้ดูกันเป็น Index กล่องจดหมาย ซึ่งจะมีสัญลักษณ์คำสั่งมากมาย แล้วมันทำงานอะไรกันได้บ้าง เรามาดูกันต่อว่า เมนูจัดการจดหมายของ Gmail แต่ละฟังชั่นนั้น มีสามารถทำอะไรได้บ้าง
เก็บถาวร : จดหมายที่สำคัญ และเราอยากเก็บแยกไว้ย้อนดูภายหลัง ซึ่งจดหมายจะถูกย้ายไปเก็บในกล่องจดหมาย สำคัญ
รายงานจดหมายขยะ : หากจดหมายไหนที่ส่งมาบ่อยๆ ในข้อมูลซ้ำๆ หรือในจดหมายมีลิงที่เป็นอันตราย หลอกลง เราสามารถแยกจดหมายเหล่านี้ไปอยู่รวมกันในจดหมายขยะ ซึ่งจดหมายที่ถูกแยกไปนั้นจะถูกลบทิ้งโดยอัตโนมัติหากเกิน 30 วัน
ลบ : การลบจดหมายทั้งจดหมายที่เราอ่านแล้ว หรือจดหมายที่เราไม่ต้องการเก็บไว้ เมื่อกดลบแล้วจดหมายจะถูกส่งมายังกล่องจดหมายขยะ และจดหมายจะถูกลบทิ้งโดยอัตโนมัติหากเกิน 30 วัน เช่นกัน
ทำเครื่องหมายว่าอ่านแล้ว และทำเครื่องหมายว่าอ่านยังไม่ได้อ่าน : เวลาเราคลิกเข้าไปอ่านจดหมายแล้วแทบจดหมายจะเปลี่ยนเป็นสีเทา แต่ถ้าจดหมายที่ยังไม่ได้อ่านจะเปลี่ยนเป็นสีขาว
ซึ่งเราสามารถกดปุ่ม ทำเครื่องหมายว่าอ่านแล้ว และทำเครื่องหมายว่าอ่านยังไม่ได้อ่าน เพื่อสลับสีกันได้ คือถ้าเผลอคลิกเข้าไปอ่านจดหมายเราก็สามารถทำให้แทบจดหมายกลับมาเป็นสีขาวได้ด้วยปุ่มนี้แหละ
เลื่อนการแจ้งเตือน : บางครั้งจดหมายสำคัญมาพร้อมกันหลายๆ ฉบับ ซึ่งบางทีเรายังไม่มีเวลาอ่าน เราสามารถตั้งให้มันกลับมาเด้งโชว์เราอีกครั้งเมื่อเราพร้อมจะเข้าไปอ่าน โดยการตั้งวัน และเวลา การแจ้งเตือนตรงเมนูนี้ได้
ย้ายไปที่ : เมนูใช้เมื่อเราต้องการย้ายจดหมายที่เลือกย้ายไปเก็บยังกล่องจดหมายอื่นๆ ที่ต้องการ
ป้ายกำกับ : เราสามารถสร้างกล่องเก็บจดหมายตามประเภทที่เราตั้งขึ้นมาเองได้ โดยการสร้างป้ายกำกับ สามารถตั้งชื่อป้ายกำกับตามที่เราต้องการได้ และจดหมายเหล่านั้นก็จะถูกย้ายไปเก็บยังป้ายกำกับตามชื่อที่เรากำหมดขึ้นมา
จดหมายติดดาว : เอาไว้ทำเครื่องหมายว่าจดหมายของเราสำคัญ หรือกลัวหาไม่เจอคราวหลัง เมื่อทำเครื่องหมายจดหมายติดดาวแล้ว จดหมายก็ยังอยู่ในกล่องจดหมายรวม แต่เราสามารถมาคัดดูเฉพาะจดหมายติดดาวทั้งหมดในเมนู ติดตาว ตามรูปได้
จดหมายสำคัญ : เช่นเดียวกันกับจดหมายสำคัญ เมื่อ้เราทำเครื่องหมายจดหมายสำคัญแล้ว จดหมายก็ยังอยู่ในกล่องจดหมายรวม แต่เราสามารถมาคัดดูเฉพาะจดหมายสำคัญทั้งหมดในเมนู สำคัญ ตามรูปได้เช่นกัน
เป็นไงกันบางกับ วิธีใช้ Gmail ด้วยการจัดการจดหมายแบบพื้นฐาน ซึ่งตอนแรกๆ อาจจะดูยากไปหน่อย และถ้าใช้งานบ่อยๆ จะคุ้นเคยกับเมนู และการใช้งานเอง ไงก็ลองฝึกใช้งานกันดูนะจ๊ะ
บทความที่น่าสนใจ
วิธีสมัคร Gmail อัพเดท 2019 ตอนนี้สมัครง่ายๆ
