บทความนี้จะแนะนำวิธีการสร้าง การใช้งาน และการแชร์ Calendar Outlook ให้กับผู้อื่น เหมาะสำหรับการนัดหมายกับคนจำนวนมากๆ เพื่อให้ทุกคนได้ตารางนัดที่ถูกต้องและไม่พลาดนัดครั้งนี้
ตัวอย่างเช่น การจัดกิจจกรรมต่างๆ ไม่ว่าจะของบริษัท หรือของโรงเรียน/มหาลัยนั้น แล้วเราจะไปบอกทีละคนคงไม่ทันการแน่ ดังนั้นเราก็มีตัวช่วยจากอีเมล์ Outlook /Hotmail โดยสร้างปฏิทินบอกวันเวลา
สถานที่ และพร้อมส่งไปทางอีเมล์ เพื่อสอบถามเพื่อนในกลุ่มได้รับทราบ คล้ายกับส่งบัตรเชิญ ซึ่งอีเมล์ที่ถูกส่งไปนั้นจะมีรายละเอียดของงาน และยังมีปุ่มสอบถามด้วยว่าจะไปร่วมงานไหม? เพื่อเก็บจำนวนผู้เข้าร่วมงานได้อีกด้วย
และสำหรับใครที่ใช้อีเมล์ Outlook และ Hotmail นั้นปฏิทินกิจกรรมจะไปปรากฏบนปฏิทินของคนที่กด ตกลงเข้าร่วมงานด้วย เพื่อช่วยเตือนจะได้ไม่ลืมก่อนวันงานจริง
วิธีสร้างและส่งแชร์ปฏิทิน Calendar Outlook
1. คลิก เมนูปฏิทิน ที่อยู่ด้านล่าง เพื่อน
2. คลิกปุ่มเหตุการณ์ใหม่
3. คลิกปุ่มขยายหน้าจอ
4. เมื่อหน้าปฏิทินขั้นมาให้ตั้งชื่อหัวข้อกิจกรรม
5. ในช่องเชิญเข้าร่วมประชุมให้กรอกอีเมล์ผู้ที่เราต้องการเชิญเข้าร่วมกิจกรรมนี้ เพื่อส่งปฏิทินกิจกรรมนี้ไปให้แนะนำควรส่งไปให้เพื่อนที่ใช้อีเมล์ Outlook หรือ Hotmail เพราะจะได้ซิงก์เข้าระบบง่าย
6. เลือกกำหนดวัน และเวลาที่จัดกิจกรรมขึ้น
7. เลือกสถานที่จัดงาน
8. ตั้งเวลาเตือนก่อนเริ่มงาน สามารถตั้งได้ตั้งแต่ก่อน 5 นาที ไปจนถึง ก่อน 1 สัปดาห์
9. ใส่เนื้อหากิจกรรมลงไป เพื่อให้คนที่ได้รับปฏิทินกิจกรรมนี้เข้าใจรายละเอียดงานมากขึ้น
10. เมื่อตรวจสอบความถูกต้องเรียบร้อยจึง กดปุ่มส่งที่อยู่ด้านบน
11. หน้าตาปฏิทินกิจกรรมที่ผู้รับจะได้ทางอีเมล์จะเป็นประมาณนี้ ซึ่งผู้รับสามารถกดปุ่ม RSVR เพื่อแจ้งตกลงที่จะร่วมงาน, อาจจะร่วมงาน หรือไม่ไปร่วมงานได้ทางอีเมล์นี้ได้เลย
และเมื่อเรากดปุ่ม Yes, I’ll attend เพื่อตกลงเข้าร่วมกิจกรรม ระบบจะบันทึกกิจกรรมนั้นลงบนปฏิทินของผู้รับทันที
