ปัจจุบันหลายคนใช้อีเมลในการติดต่อสื่อสาร ทำให้มีจดหมายใน Hotmail กล่องข้อความ จำนวนมาก แล้วเราจะทำอย่างไรกับข้อความที่มากมายขนาดนั้น
การจัดระเบียบข้อความในกล่องข้อความ จึงเป็นเรื่องที่คุณควรรู้ไว้ ซึ่งคำสั่งการใช้งานง่ายมากๆ ยิ่งใช้งาน เน้น (Focus) และอื่นๆ (Others) บ่อยแค่ไหน การจัดประเภทข้อความเข้าก็จะทำงานอย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น คราวนี้เรามาดูวิธีการจัดการข้อความกัน
จัดการกล่องข้อความ Hotmail
เมื่อคุณมีข้อความจดหมาย mail เข้ามา แล้วต้องการจัดประเภทจดหมายนั้น ซึ่งเราสามารถจัดย้ายข้อความที่เข้ามาและข้อความที่กำลังจะเข้ามาในอนาคตได้ ดังนั้นเมื่อทุกข้อความที่เข้ามาถูกจัดเก็บแยกประเภทเรียบร้อย จะทำให้เราค้นหาอ่านข้อความได้ง่าย
การย้ายข้อความจดหมาย อื่นๆ (Others) และ เน้น (Focus)
ปัจจุบันเราต้องใช้อีเมลในการยืนยันตัวบุคคลในสมัครอะไรหลายอย่าง เช่น สมัครอีเมล สมัครแอปมือถือ เปิดบัญชีธนาคาร ซื้อของออนไลน์ เป็นต้น ทำให้มี email เข้ามาจำนวนมาก ดังนั้น การใช้กล่องข้อความเน้น (Focus) จะช่วยให้เราได้จัดระเบียบข้อความได้มากเลยทีเดียว
ซึ่งจะเป็นการย้ายข้อความจดหมายระหว่าง 2 กล่อง ได้แก่
ข้อความจากกล่องขาเข้าเน้น (Focus) —> อื่นๆ (Others)
หรือ ข้อความจากกล่องขาเข้าอื่นๆ (Others) —> เน้น (Focus)
3 วิธีการย้ายการย้ายข้อความจดหมาย
คราวนี้เราจะแนะนำ 3 วิธีการที่ใช้ในการ ย้ายข้อความ จากกรณีตัวอย่าง จดหมายของ Instagram อยู่ที่ข้อความจากกล่องขาเข้าอื่นๆ (Others) ต้องการย้ายไปที่ เน้น (Focus)
1. เช็คกล่องขาเข้าให้เลือกแท็บ ที่โฟกัส หรือ อื่นๆ จากนั้นคลิกขวาข้อความที่คุณต้องการย้าย ตัวอย่าง กรณีนี้ต้องการย้ายจดหมายจากกล่องจาก อื่นๆ (Others) —> เน้น (Focus)
คลิกเลือก อื่นๆ (Others) > ติ๊กเลือกจดหมาย
การย้ายแบบแรก: จะใช้คำสั่งเมนูบาร์บน ซึ่งสามารถเลือกได้ว่าจะเอาฉบับจดหมายฉบับนี้ หรือจะให้ย้ายไปที่เน้นเสมอ โดยการการย้ายแบบนี้สามารถย้ายจดหมายหลายๆ ฉบับพร้อมกันในครั้งเดียว!
กรณีคุณต้องการย้ายจดหมายไปกล่องเน้น (Focus) ถ้าจดหมายนี้สำคัญต่อคุณ โดยให้จดหมายประเภททั้งหมดในอนาคต! ทุกฉบับจะถูกส่งไปที่เน้น (Focus)
ติ๊กเลือกจดหมาย > คลิกเลือก ย้ายไปยัง > ย้ายไปยังกล่องข้อความเข้าเน้น (Focus)
การย้ายแบบที่สอง: จะใช้คำสั่งที่ตัวจดหมายนั้นเลย ซึ่งแบบนี้จะย้ายได้ทีละฉบับเท่านั้น โดยใช้เม้าส์คลิกที่ฉบับนั้น จะปรากฏสัญลักษณ์ “คำสั่งลัด” ให้คลิกเลือก “รูปกล่องจดหมายที่มีลูกศร” (หมายถึงการย้ายข้อความ)
คราวนี้จะมีคำสั่งให้เลือกว่าจะทำอะไรกับจดหมายฉบับนี้ได้บ้าง
ย้ายไปยังกล่องขาเข้าอื่นๆ: จดหมายฉบับนี้เท่านั้นที่ย้ายไป
หรือ ย้ายไปที่กล่องขาเข้าอื่นๆ เสมอ: จดหมายจากผู้ส่งนี้ทุกฉบับในอนาคตให้ย้ายไป
การย้ายแบบที่สาม: ใช้คำสั่งจาการคลิกเม้าส์ขวา และเลือกคำสั่งย้าย วิธีนี้จะใช้ย้ายได้ทีละฉบับเท่านั้น
(1) คลิกเลือกข้อความจดหมายที่ต้องการย้าย จากนั้นคลิกเม้าส์ขวา (2) คลิกย้าย (3) ย้ายไปยังกล่องจดหมายเข้าที่โฟกัส หรือ เลือกย้ายไปยังกล่องขาเข้าที่โฟกัสเสมอ
ทั้งนี้คุณสามารถย้ายข้อความจดหมายจาก อื่นๆ (Others) และ เน้น (Focus) โดยใช้ทั้ง 3 วิธีข้างต้นที่ได้ยกตัวอย่างมา เป็นการคัดแยกจดหมายที่สำคัญและไม่สำคัญ คุณคงไม่ต้องการมีแต่จดหมายโฆษณาเต็ม Inbox ใช่ไหม
