สำหรับมือใหม่ที่พึ่งสมัคร Hotmail หรือ Outlook เข้ามาใช้งานแล้ว แต่ยังไม่ทราบวิธีการใช้งานเลย เดียววันนี้ GoodTipIT จะมาแนะนำวิธีใช้อีเมล์ งานเบื้องต้นให้ลองเอาไปหัดใช้งานกันดู เผื่อคุณผู้อ่านจะได้สามารถรับส่งอีเมล์กันได้ หรือจะลบอีเมล์ ค้นหาอีเมล์ เดียวเราจะสอบกันในบทความนี้หมดเลย
วิธีใช้งาน Hotmail และ Outlook เบื้องต้นสำหรับมือใหม่
โดยเราได้รวบรวม 5 วิธีการใช้งานขั้นพื้นฐาน ดังนี้
- วิธีส่งอีเมล
- วิธีตอบกลับอีเมล์
- วิธีค้นหาอีเมล์ที่ต้องการ
- วิธีเลื่อนอ่านอีเมล์เราได้รับทีละฉบับ
- วิธีการลบอีเมล์แบบหลายฉบับ และแบบลบทีละฉบับ
1. วิธีส่งอีเมลล์บน Hotmail และ Outlook
สำหรับใครต้องการพิมพ์ส่งอีเมล์ไม่ว่าจะส่งงานในบริษัท, ส่งการบ้านอาจารย์ หรือจะส่งให้เพื่อน ก็สามารถใช้วิธีการส่งอีเมล์ตามนี้ได้เลย โดย
1) คลิกเมนู ข้อความใหม่ เพื่อเปิดหน้าต่างสร้างอีเมล์ใหม่ขึ้นมา
2) เมื่อหน้าต่างเปิดขึ้นให้กรอกให้ครบทั้งสามช่องอันได้แก่
-ชื่ออีเมล์ที่จะส่ง: สามารถกรอกใส่ได้หลายอีกเมล์ในช่องนี้เพื่อส่งอีเมล์ให้ไปถึงหลายคนได้พร้อมกัน
-หัวเรื่อง: พิมพ์ใส่หัวเรื่องของตัวอีเมล์ เพื่อผู้รับอีเมล์ได้รับรู้ว่าเป็นจดหมายเกี่ยวกับอะไร
-เนื้อหา: พิมพ์ใส่เนื้อหาที่ต้องการให้ผู้รับได้อ่าน ซึ่งควรเขียนอีเมล์ ให้เพื่อเนื้อหาเหมาะสมกับผู้ที่จะรับด้วย
และเราสามารถกดปุ่ม สำเนาถึง สำหรับแจ้งให้คนอื่นทราบด้วย อย่างเจ้านาย หรือหัวหน้าให้รับรู้เรื่องนี้ด้วย ก็กรอรกอีเมล์ในช่องนี้เลย
3) เมนูต่างๆ ในหน้า ข้อความจดหมายใหม่
– แทบเมนูบน : บนแทบนี้จะมีปุ่มส่ง ในการส่งอีเมล์นี้เลย, แนบไฟล์ เพื่อแนบไฟล์ที่ไม่ว่าจะเป็นไฟล์เอกสาร, รูปภาพ, ไฟล์วีดีโอ, ไฟล์เสียงลงไปในอีเมล์ หรือ ละทิ้ง คือลบอีเมล์ที่กำลังพิมพ์อยู่นี้ทิ้งไป
– แทบจัดการตัวอักษร : แทบนี้เราจะใช้ในการตกแต่งตัวอักษรในส่วนเนื้อหาอีเมล์อย่าง ปรับตัวอักษรหนา, เอียง, ขีดเส้นใต้, ใส่สีตัวอักษร, เทสีพื้นหลัง, จัดบรรทัด หรือแม้กระทั้งใส่ตารางก็ทำในเมนูนี้ทั้งหมด
– แทบล่าง : แทบนี้จะคล้ายกับแทบข้างบน ที่มีทั้งส่งอีเมล์, ลบทิ้ง, แนบไฟล์ แต่จะมีเพิ่มเติมเข้ามาคือ *ใส่อีโมจี และรูปภาพ GIF เคลื่อนแสดงความรู้สึกต่างๆ ลงไปในเนื้อหาอีเมล์ได้ด้วย
เมื่อเรากรอกชื่ออีเมล์ผู้ส่ง, กรอกหัวเรื่อง, พิมพ์ใส่เนื้อหาอีเมล์ และอาจจะแนบรูปแนบไฟล์เข้าไปด้วย เสร็จแล้วก็ตรวจทานความถูกต้องแล้วกดปุ่ม ส่ง ได้เลย ก็เป็นอันส่งอีเมล์ไปถึงผู้รับเรียบร้อยแล้ว
4) เมื่อส่งอีเมล์เสร็จแล้ว เราสามารถเข้าเมนู รายการที่ส่ง เพื่อตรวจสอบอีกทีว่าอีเมล์นั้นถูกส่งไปเรียบร้อยแล้วหรือยัง
2. วิธีตอบกลับอีเมล์
พอเราส่งอีเมล์ไปให้ผู้รับแล้ว เมื่อผู้รับได้จดหมายไปแล้วก็อาจมีการส่งอีเมล์ตอบกลับมา ซึ่งถ้าเราก็ต้องตอบกลับอีเมล์กัลบไปเช่นกันด้วยวิธีนี้
1) คลิกเข้าอีเมล์ที่ต้องการตอบกลับ
2) จากนั้นอ่านเนื้อหาของอีเมล์ที่ส่งมา แล้วคลิกเมนูรูป ลูกศรยูเทิร์น เพื่อตอบกลับอีเมล์นี้
3) พิมพ์ข้อความตอบในอีเมล์ เสร็จแล้วกดปุ่ม ส่ง เป็นเสร็จสิ้นการตอบอีเมล์กลับ
3. วิธีค้นหาอีเมล์ที่ต้องการในช่องค้นหา
ในบางกรณีที่อีเมล์ของเรามีจำนวนเยอะมากจนไม่สามารถเปิดค้นหาได้ในหน้า หรือสองหน้า เราสามารถพิมพ์ค้นหาในช่องค้นหาด้านบน ซึ่งสามารถใช้เป็นชื่ออีเมล์, ชื่อบุคคล, ชื่อหัวเรื่อง หรือ คำสั้นๆ ในการพิมพ์ค้นหาในช่องนี้ และสามารถเลือกค้นหาจากกล่องจดหมายหลักทั้งหมด หรือเลือกค้นหาเฉพาะใบบางส่วนก็ได้
4. วิธีเลื่อนอ่านอีเมล์เราได้รับทีละฉบับ
ให้เราคลิกเข้าไปยังอ่านยังอีเมล์ฉบับแรกก่อน จากนั้นคลิกปุ่มลูกศรลง ให้เลื่อนไปอ่านฉบับถัดไป หรือหากอยากย้อนกลับมาอ่านฉบับก่อนหน้าก็ คลิกปุ่มลูกศรขึ้น
5. วิธีการลบอีเมล์แบบหลายฉบับพร้อมกัน และแบบลบทีละฉบับ
1) วิธีลบอีเมล์หลายฉบับพร้อมกันให้เราติดใส่เครื่องหมายถูกหน้า อีเมล์ที่เราต้องการลบ จากนั้นกดปุ่มรูปถังขยะด้านบน ก็จะเป็นการลบแล้ว
2) ส่วนการลบอีเมล์ทีละฉบับนั้นให้เราคลิกเข้ามายังตัวอีเมล์ก่อน เพื่อจะได้ตรวจสอบเนื้อหาก่อนที่จะลบ เมื่อแน่ใจแล้วว่าลบอีเมล์ลบได้ ก็กดปุ่ม ลบ เป็นอันเรียบร้อย
3) ถ้าต้องการตรวจสอบอีเมล์ที่ถูกลบไป หรือต้องการกู้คืนเอาอีเมล์ที่ลบกลับมาก็เข้ายังเมนู รายการที่ถูกลบ
สำหรับข้อห้อที่แนะนำไป 5 วิธีการใช้งานอีเมล Hotmail นี้เป็นเพียงแค่ขั้นพื้นฐาน ยังมีการทำงานอื่นที่ซ่อนไว้อยู่อีกมากมาย และที่สำคัญเมื่อใช้งานบ่อยๆ เราก็จะเกิดความชำนาญ นั้นเอง
